在经济持续发展背景下，视频会议正受到越来越多的关注，逐渐成为使用最广泛的一种会议方式。与此同时，会议技术的不断更新，高清视频技术的应用，也令视频会议更加普及，视频会议系统有望因此获得更大发展。
视频会议系统主要用以服务视频会议，通过现有的网络和多媒体设备，将图像、语音、文件等资料进行实时分享、交流和沟通，以此打破空间上的限制。
视频会议系统具有实时、真实、高效等特征，被广泛应用于金融、能源、教育、医疗等众多领域，以及处理突发的紧急事件上。
具体来说，视频会议系统在企业管理上的应用主要有三个方面，即远程会议、远程员工培训、会议录像与点播。其中，远程会议普及率最高，具有节省管理成本、提高管理效率等优势；远程员工培训旨在减少培训开支，提高培训频率及效率，完善企业的人才培养机制；远程会议和培训的内容还可同步到企业内部网络，便于企业员工点播下载。
目前，视频会议系统主要分为两大类，一类是基于硬件的视频会议系统，另一类是基于软件的视频会议系统。
基于硬件的视频会议系统一般称为硬件视频会议，是通过专用的硬件设备终端实现远程视频会议的一种形式。其设备包括桌面终端、摄像头、显示设备、全向麦克风等，因此不需要再配备电脑、服务器等。
硬件视频会议优势相当明显，如集成度高、安全性高、稳定性高、操作方便、辅助设备成本低等。但由于要由厂商独立开发，整体成本相当高昂，难以实现大规模部署。
基于软件的视频会议系统，则借助高性能计算机与网络服务器，利用互联网技术实现实时视频传输。其拥有费用低廉、使用灵活方便、产品升级维护容易等特点，成为当前视频会议中的主流。不过，相比硬件视频会议，软件视频会议的稳定性和视频质量较低。
总体来说，随着硬件不断升级和网络技术成熟，基于软件的视频会议系统未来发展会优于硬件视频会议，前景更广阔。对硬件厂商而言，则会将硬件技术带入到软件中，以参与软件市场竞争。届时，视频会议系统会出现硬件与软件统一的趋势，并向灵活易用、家用化、小型化等方向发展。
